Especialista administrativo

Gestión de operaciones y administración de oficinas

• Responsable de las operaciones administrativas diarias de las oficinas de Dallas y Los Ángeles.
• Gestionar la adquisición de material de oficina, el control de inventarios y las políticas de uso para garantizar un suministro adecuado y la rentabilidad.
• Establecer y mantener políticas básicas de administración de oficina, incluidos los procedimientos administrativos y las normas fundamentales de seguridad, salud y medio ambiente (EHS).
• Revisar y tramitar los gastos rutinarios de la oficina y los pagos a proveedores (alquiler, servicios públicos, Internet, administración de la propiedad, equipo de oficina, etc.) de manera oportuna y conforme a las normas.
• Coordinarse con los proveedores de la oficina y los proveedores de servicios (limpieza, mantenimiento, seguridad, etc.).
• Llevar registros de los activos de la oficina, realizar controles de inventario y garantizar una gestión adecuada de los activos.

Ayuda para viajes y alojamiento

• Ofrecer asistencia en materia de viajes a los empleados (incluidos los que realizan viajes de negocios al extranjero), lo que incluye la reserva de hoteles, la gestión del alquiler de vehículos y la coordinación.
• Gestionar el alquiler de las habitaciones, los trámites de entrada y salida, y coordinar las tareas de mantenimiento diario.
• Gestionar las tarjetas SIM locales y los recursos de comunicación.
• Optimizar continuamente los procesos de viajes y alojamiento para mejorar la eficiencia y controlar los costos.

Apoyo a conferencias y eventos

• Prestar apoyo administrativo para las reuniones regionales de ventas y los eventos de marketing en América del Norte.
• Colaborar en la organización y celebración de las reuniones semestrales y anuales de América del Norte.
• Organizar los lugares de reunión, preparar los materiales, coordinar a los proveedores y brindar apoyo in situ.
• Supervisar los presupuestos de las reuniones y gestionar la documentación de los gastos correspondientes.

Apoyo en la incorporación, la salida y la capacitación

• Apoyar los procesos de incorporación, lo que incluye la preparación del equipo de oficina, la organización de la capacitación y la coordinación administrativa.
• Colaborar en los procesos de baja, incluyendo el traspaso administrativo y la recogida de activos.
• Colaborar en la organización de la orientación para nuevos empleados y de los programas de desarrollo de competencias del personal.
• Preparar los materiales de capacitación, organizar los lugares de celebración y acondicionar las salas de reuniones.
• Llevar registros de asistencia a los cursos de capacitación y la documentación correspondiente.

Responsabilidades adicionales

• Prestar apoyo administrativo puntual al departamento de Recursos Humanos y a la dirección, según sea necesario.
• Brindar apoyo administrativo específico durante las visitas de los ejecutivos o en proyectos importantes.
• Mejorar continuamente los procesos administrativos para aumentar la eficiencia operativa y la satisfacción de los empleados.